Pour cette 4ème rencontre de notre cycle, 12 participants, parmi lesquels 9 médecins et 3 secrétaires médicales, ont travaillé (on peut le dire), à partir de leurs expériences propres, sur l’efficience de ce binôme médecin / secrétaire médicale ; le but étant de mettre en avant les compétences et capacités de chacun et de tendre vers une organisation efficace, efficiente, dans le respect de l’autre et en limitant la charge mentale sur chaque poste.
Les taches récurrentes d’une secrétaire médicale
Ces témoignages ont permis de mettre en avant les nombreuses tâches diverses et variées de la secrétaire médicale.
- Ouverture du cabinet et du standard téléphonique
- Accueil des patients
- Gestion des appels entrants
- Préparation des bureaux (consommables, dossiers, etc)
- Télétransmissions
- Stérilisation
- Facturation
- Comptabilité quotidienne
- ALD et retours ALD
- Gestion et optimisation de l’agenda
- Gestion des urgences
- Gestion de la boite mail
- Archivage
- Scan de documents
- Gestion du stress et du mécontentement
- Remise des ordonnances et des documents aux patients
- Gestion de la salle d’attente
- Appels sortants vers les spécialistes
- Appels des taxis et ambulances
- Report des rendez-vous
- Gestion des impondérables
- Rédaction de courriers
- Rapprochement bancaire
- Gestion RH (contrats de remplacements, chèques des rétrocessions)
- Planning et feuille de garde
- Gestion du moral des Médecins
- Gestion de l’ambiance du cabinet
Nous pouvons mettre en avant la gestion des appels entrants qui représente une grosse part de leur activité.
Les témoignages ont également permis de mettre en avant la charge mentale très présente sur le poste et la gestion constante du stress ou du mécontentement des patients.
Sont également ressortis de ses témoignages les points positifs 😊 du poste
- L’investissement de chacun dans le cabinet
- La relation historique avec les médecins
- Les responsabilités confiées, la diversité des tâches
- Être à l’écoute et aider les patients ainsi que les professionnels de santé (il est important de souligner que chacune à utiliser le termes « nos patients » et non pas « les patients », ce qui révèle d’une vraie appartenance de chacune au cabinet où elles travaillent)
- La confiance du médecin envers les méthodes de travail de la secrétaire
Après un temps de réflexions secrétaires médicales d’une part (lister les problématiques qu’elles rencontrent sur leur poste) et médecin d’autre part (lister les tâches qu’ils effectuent et qui pourraient être déléguées), il a été possible d’établir un inventaire de ce qui peut potentiellement permettre d’améliorer et fluidifier la collaboration :
Problématiques poste secrétaire médical
- Manque de temps pour effectuer d’autres tâches suite à la gestion des appels entrants très chronophage
- Capacité d’organisation difficile face à la multitude des tâches
- Dans un cabinet comprenant plusieurs médecins, il est parfois compliqué de s’adapter aux organisations de travail qui sont différentes pour chacun
- Gestion des plannings difficiles, beaucoup de demandes pour peu de disponibilités. -Régulation difficile des patients
- Gestion du « non » compliquée, chronophage et épuisante. Les patients sont de plus en plus insistants et il est de plus en plus difficile de leur faire comprendre les choses
- Incivilité, menaces de certains patients. Pratique de plus en plus courante
- Il est conseillé d’effectuer une déclaration au conseil de l’ordre et en adresser une copie au patient pour sensibiliser.
Tâches médecin pouvant être déléguées
- Facturation, encaissement des patients
- Gestion des dégradés
- Gestion de la SCM
- Relance des laboratoires pour les bilans urgents
- Renouvellement des ordonnances non médicamenteuses
- Renouvellement des soins infirmiers
- Surveiller les ALD qui arrivent en fin de consultation
Tâches pouvant être modifiées ou supprimés
- Mettre les disponibilités de rendez-vous en ligne afin de limiter le téléphone et dégager du temps à la secrétaire pour d’autres tâches.
- Supprimer l’archivage papier qui n’est pas nécessaire si le document est dématérialisé et stocké comme il se doit
- Envoyer les courriers sur la boite mail du patient pour limiter les déplacements en présentiel
Présentation des différents modes de secrétariat en cabinet
Dr Olivier Nguyen a présenté le fruit de ses recherches sur les différents modes de secrétariat en cabinet
Les outils pouvant aider à une meilleure gestion du cabinet médical
Le management :
- Importance de bien définir les attendus : le médecin doit travailler en binôme avec la secrétaire médicale, il doit en amont définir ce qu’il attend d’elle au quotidien. Cependant, ce n’est pas une relation, qui doit être unilatéral, il doit également exprimer à la secrétaire médicale ce qu’elle est en droit d’attendre de lui.
- La relation de travail : afin d’être efficace au quotidien, la relation de travail doit se construire par le biais de points réguliers, de la considération et des moments d’échanges.
Le recrutement :
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Bien définir la fiche de poste : afin de trouver la bonne personne pour le bon poste, il faut définir en amont la fiche de poste afin que celle-ci soit communiquer aux candidats qui postuleront. Il faut trouver le bon profil pour le bon poste. Des cabinets sont spécialisés dans ce domaine et peuvent aider les médecins dans leur recherche de collaborateurs.
Prochaine rencontre : Jeudi 15 décembre 2022. Sera abordé le thème du recours à l’Assistant médical, (rencontre organisée en partenariat avec l’AHFMC, dans le cadre de la formation professionnelle FAF PM) – + d’informations