A l’initiative de trois médecins généralistes de la CPTS Grand Havre, Jeudi 28 avril dernier, une trentaine de leurs pairs se sont réunis pour échanger et chercher ensemble des solutions pour une meilleure efficience des soins, pour leur confort de travail d’une part, mais aussi pour élaborer des solutions qui pourraient répondre aux difficultés liées à la démographie médicale.
Tout d’abord, témoignage du Dr Sandrine RATKOFF-ROJNOFF, médecin généraliste à Harfleur, co-organisatrice de ce cycle de rencontre, avec les Drs Matthieu BLONDET et Olivier NGUYEN, tous deux médecins généralistes au Havre
Ils ont travaillé pour vous !
Un début de soirée sous forme de brainstorming a permis de faire remonter toutes les difficultés rencontrées dans l’antre de vos cabinets médicaux et elles sont nombreuses. Regroupées par grandes thématiques, il a été demandé aux participants de réfléchir et échanger sur les potentielles solutions. Résultats des courses de façon synthétique (et en images !) :
LA CHARGE MENTALE
LES DIFFICULTES RENCONTREES
- Gestion des appels par le médecin durant les moments de fermeture du secrétariat
- Erreur d’adressage
- Relecture des biologies
- Gestion des gardes, récurrence, vacances, ect..
- Charge liée à la paperasse et des bons de transport
- Fatigue en fin de journée
- Souffrance du secrétariat
PISTES DE SOLUTIONS À EXPLORER
▶ Adapter son temps de consultation aux horaires du secrétariat ou mettre un en place un relai à distance
▶ Mieux coordonner le parcours physique des patients (ambulance)
▶ Savoir dire « non »
▶ Contrôler son planning
-
- Etre réaliste sur le nombre de consultation
- Mettre en place un planning modulable
- Veiller à ce que le secrétariat ne modifie pas le planning
- Téléconsulter
▶ Informer le patient sur ses méthodes de travail (Un motif = une consultation, mais possibilité d’échanger sur différents sujets)
▶ Mettre en place les préconsultation par une assistante médicale
▶ Fixer soi-même un nouveau rendez-vous à la fin d’une consultation
▶ Prendre le temps de réétudier le dossier patient avant la consultation
L'ASPECT ADMINISTRATIF
LES DIFFICULTES RENCONTREES
- Relation avec la CPAM, difficulté pour obtenir des numéros de Sécurité Sociale des patients particuliers
- Redondance des certificats
- Erreurs CPAM : difficultés de trouver le temps pour s’occuper des impayés
- Contrainte réglementaire sur l’ordonnance
LES OUTILS INFORMATIQUES
LES DIFFICULTES RENCONTREES
- Lenteur du matériel informatique et/ou des logiciels métiers et généraux
- Bugs techniques matériel et/ou logiciel
- entretien/obsolescence du parc informatique
PISTES DE SOLUTIONS À EXPLORER
▶ Choisir de bons logiciels métiers et autres
▶ S’entourer d’un bon informaticien
▶ Mieux utiliser les outils (Idomed, Omnidoc, Médunion)
▶ Se former aux logiciels métier
▶ Entretenir correctement le matériel et remplacer les outils obsolètes
▶ Avoir une bonne connaissance des outils non médicaux pour se faciliter la vie
LES OUTILS DE COMMUNICATION
LES DIFFICULTES RENCONTREES
- Multiplication des outils de communication (Espace Santé, MS Santé, Idomed, Omnidoc, etc..)
- Gestion des soins non programmés via Medunion
- Objectifs ROSP
PISTES DE SOLUTIONS À EXPLORER
▶ Choisir les outils qui peuvent réellement servir et ne pas adhérer à l’ensemble des outils si ce n’est pas nécessaire
▶ Mettre en place un annuaire pour savoir qui utilise tel ou tel outil
▶ Promouvoir les outils du territoire
▶ Former et se former aux outils
LA PROBLEMATIQUE DES PATIENTS COMPLEXES
LES DIFFICULTES RENCONTREES
- Visites au domicile du patient
- Nombre de demande de consultation patients, attentes, messages
- Problème des visites redondantes de certains patients
PISTES DE SOLUTIONS À EXPLORER
▶ Recourir à un assistant médical pour les préconsultations
▶ Eduquer les patients
▶ Responsabiliser les patients
LE SECRETARIAT & LA GESTION DU CABINET
LES DIFFICULTES RENCONTREES
- Relationnel patient cassé par la rédaction informatique
- Gestion des commandes dans le cabinet
- Transmission des consignes du cabinet au médecin remplaçant et/ou interne
- Oubli des patients qui rappellent le secrétariat
- Interruption téléphonique durant les consultations
- Difficulté de trouver une bonne secrétaire
PISTES DE SOLUTIONS À EXPLORER
▶ Bien manager le secrétariat
▶ Avoir un bon dialogue avec le secrétariat , cadrer les relations de travail
▶ Former les secrétaires, déléguer les tâches annexes
▶ Mettre en place des solutions sans secrétariat
▶ Privilégier les communications internes au cabinet par chats plutôt qu’appels téléphoniques
▶ Etablir une Charte des bonnes pratiques de secrétariat
LES VISITES A DOMICILE
LES DIFFICULTES RENCONTREES
- Chronophage
- Pertinence
PISTES DE SOLUTIONS À EXPLORER
▶ Se déplacer en vélo dans un périmètre conscrit
▶ Regrouper les visites à domicile
▶ Utiliser la téléconsultation assistée avec Idomed
▶ Effectuer une visite seulement si celle-ci est appropriée
▶ Mobiliser les autres PS autour du patients
▶ Effectuer des visites à domicile réduirait les risques de burn out
LE LIEN VILLE/HOPITAL, AUTRES PROFESSIONNELS DE SANTE, EHPAD
LES DIFFICULTES RENCONTREES
- Demande de contrat de collaboration des Ehpad
- Risque de réunionites
PISTES DE SOLUTIONS À EXPLORER
▶ Mobiliser les possibilités de téléexpertise, imagerie 48h et ECG 48h
▶ Adresser via Doctolib
▶ Utiliser le carnet d’adresse via Idomed
▶ Disposer d’un annuaire et coordonnées à jour, diffusable via les médias du territoire
▶ Garder une interface humaine : passer par le secrétariat
A partir de tout ce travail, toutes les idées partagées, plusieurs rendez-vous seront proposés pour continuer à trouver des solutions pratiques ensemble – on commence par :
Jeudi 23 Juin 2022
accueil : 19 h 00 – début de la rencontre : 20 h 00 – lieu à préciser
Efficience de la consultation au cabinet
Le patient « poly-problèmes », comment le gérer en consultation médicale ?
S’inscrire
S’en suivront, 6 autres rencontres, mais nous aurons l’occasion d’en reparler
- Jeudi 22 Septembre 2022 : Efficience de la consultation au cabinet – Structurer sa consultation pour une meilleure efficience
- Jeudi 20 Octobre 2022 : Gestion du cabinet & secrétariat
- Jeudi 24 Novembre 2022 : les outils informatiques
- Jeudi 15 Décembre 2022 : les outils de communication
- janvier 2023 : le recours à l’assistant médical
- mars 2023 : Les méthodes de gestion financière